Verslag ALV 12 december 2002

 

Aanwezig: Feike Tibben (vz), Rubina Plenk, Frank Drielsma, Sierd Minkes, Vera Gijzen (notulen), Piet van Gent, Piet Molenaar, Ruud Padt, Marien Mortier, Willem Coppens, Wim Broekhuizen, Bob de Jong, Corrie van Kroonenburgh, Leo Zwiers, Wil Jonkman, Hans Veenstra, Gerben Offringa, Marian Minkes, Jan Boelsma, Anton Folkertsma, Erna Theben Terville, André Haveman, Eva Nielen, Cees Leenheer, René Uitham, Peter van der Mark, Elly de Nie, Martijn reinhold, Aldert Nijhuis, Peter Slagter, Willem Bosman, Jan Dirk Heesbeen, Jantinus Ziengs, Adriaan Wisse, Maarten van Staalduinen, Hugo Bos, Eva Overweel, Nicole van Heukelom, Everdien Dikken, Willem Beulink, Letty Ambactsheer, Tjalling van Asbeck, Stephan Janssen, Hetty Visee, Edwin de Buijzer, Ad Cornelissen, Peter Vries, Hetty Lofström, Roelof Wiggerink, Robert van Spronsen, Bert van der Wal, Derk Tees, Jan Zwaan, Koos Iestra, Koos Termorshuizen, Piet Kunst, Hans Meijer, Edwin de Buijzer (leden die na opening ALV zijn binnengekomen staan mogelijk niet op de lijst van de aanwezigen)

 

1.      Opening

De voorzitter (Feike Tibben) opent de vergadering. Afmeldingen zijn ontvangen van Ingeborg Stokhof, Jan Breg, Elmy Beekhuizen, Trude de Vrome, Gerard van der Waals, Henk van de Belt, Mart Kleij, Mirjam van den Hoorn, Sybout Hiemstra, Theo Klink, Simon Does, Wim Eddes, Geert Mensing en Dolf Messnig.

 

2.      Ingekomen stukken en mededelingen.

·          Onder verwijzing naar artikel 16, lid 7h, van de statuten is door een 11-tal leden verzocht een extra agendapunt op te nemen. Het ingebrachte agendapunt wordt als punt 9 op de agenda behandeld.

·          Er zijn geen mededelingen.

 

Door een aantal leden wordt opgemerkt dat men zich helaas niet heeft kunnen voorbereiden op de ALV aangezien de bijlagen niet naar het huisadres zijn verzonden. Alhoewel de stukken, conform de statuten, 10 dagen voor aanvang ALV ter inzage in de Villa liggen en op de website waren gepubliceerd, wordt besloten de stukken vanaf de eerstvolgende ALV tegelijk met de agenda naar het huisadres van de leden te versturen.

 

3.      Goedkeuring notulen vergaderingen van 16 mei 2002 en 20 juli 2002.

Verslag van 16 mei 2001 - nog openstaande actiepunten

·          Staatsobligaties. De penningmeester, Rubina Plenk, heeft uitgezocht in hoeverre staatsobligaties een aantrekkelijke vorm van beleggen is voor Hemus. Dit is niet het geval. Hiervan wordt dan ook verder afgezien.

·          Disselslot. Is inmiddels aangeschaft.

·          Pikhaken. Zullen worden aangeschaft.

·          Gevulde koelkast. Is gerealiseerd.

Verslag van 20 juli 2002 - geen openstaande actiepunten

·          Gerben Offringa en Wil Jonkman dienen bij de aanwezigen te worden vermeld.

Beide verslagen worden vastgesteld.

 

Verzocht wordt punt 10 eerst te behandelen. Hiermee wordt ingestemd.

 

10. Benoeming lid van verdienste.

Namens het seniorenconvent neemt Peter Slagter het woord en vertelt waarom Hemus een lid van verdienste wil benoemen. Met goedkeuring van de voltallige ALV wordt Hetty Lofström tot lid van verdienste benoemd vanwege haar nimmer aflatende enthousiasme, aanwezigheid en inzet voor de vereniging. Zij heeft zich verdienstelijk gemaakt door deel uit te maken in diverse commissies en het bestuur. Voor Hetty is een roze bordje (verwijzend naar een ooit door haar gelanceerd idee om een knuffelcorner in de loods te creëren) gemaakt, opgesierd met gouden letters. Het bordje zal worden opgehangen bij de andere leden van verdienste.

 

4.      Beleidspunten 2003 commissaris roeien.

Frank Drielsma, commissaris roeien, licht zijn beleidsplan toe. Hij geeft aan dat de commissies steeds actiever en gemotiveerder zijn geworden om te organiseren. Ingespeeld wordt op de behoefte. De vereniging is de laatste jaren qua omvang sterk gegroeid. Gelet op de diversiteit van de roeiers kunnen er een aantal groepen worden onderscheiden, t.w. jeugd, wedstrijd, recreatie. Zo is er voor de jeugd- en wedstrijdroeiers een eigen commissie in het leven geroepen die namens deze groepen de belangen behartigt. Voor de recreanten is dit niet het geval. Voor hen is alleen een toercommissie actief, maar deze heeft tot doel het organiseren van toertochten. In het beleidsplan wordt voorgesteld om ook een recreantencommissie in het leven te roepen die als spreekbuis namens deze groep optreedt. Vroeger delegeerde het bestuur taken naar de diverse commissies. Tegenwoordig dragen de commissies veel meer zelf hun ideeën naar voren in de vorm van een beleidsplan met een daaraan gekoppeld begrotingsvoorstel voor het komend jaar. Reden waarom het van belang is dat er ook voor de recreanten een commissie wordt gevormd, zodat de belangen voor alle doelgroepen worden gewaarborgd. Er ontstaat een levendige discussie over vraag en aanbod. Was de organisatie vroeger aanbod gericht, schijnt er nu een koerswijziging plaats te vinden richting organisatie gericht op vraag. Men vraagt zich af of dit een gezonde ontwikkeling is. Frank licht toe dat de eindverantwoordelijkheid altijd bij het bestuur ligt. In het bestuur worden de diverse commissiebeleidsplannen en begrotingsvoorstellen samengesmeed. Een aantal leden geeft aan dat het niet duidelijk is welke koers het bestuur nu wil varen vanwege het ontbreken van een overkoepelende visie en strategie van het bestuur. Aangegeven wordt dat de 'bottum-up' benadering onvoldoende is om een vereniging te besturen. Alvorens in te kunnen stemmen met het voorgestelde beleidsplan zal eerst een overkoepelend beleidsvoorstel van het bestuur aan de ALV moeten worden voorgelegd. Feike geeft aan dat het bestuur in de voorjaars ALV een overkoepelend beleidsvoorstel zal voorleggen en dat nu geen besluit over dit agendapunt zal worden genomen.

 

5.      Botenplan 2003

Alvorens Sierd Minkes, materiaalcommissaris, zijn plan kan toelichten, neemt Aldert Nijhuis het woord. Hij geeft aan dat, gelet op de radicale koerswijziging in het botenplan 2003, hij namens nog vier leden een motie indient waarin wordt verzocht dit agendapunt niet te behandelen tijdens deze ALV; het in november 2001 door de ALV geaccordeerde botenaanschaf uit te voeren; en over te gaan tot de orde van de dag. Aangegeven wordt dat eerst een overkoepelend beleidsvoorstel van het bestuur zal moeten worden voorgelegd aan de ALV. Voorgesteld wordt de motie in stemming te brengen. Door een aantal  leden wordt verzocht om Sierd de aanleiding van deze koerswijziging toe te laten lichten. Sierd geeft een toelichting op de aanleiding om het bestaande botenplan te wijzigen. Hij gaat daarbij in op de huidige ledenopbouw, het aantal roeiplaatsen, het gemiddelde gebruik per roeiplaats en de boekwaarde en sluit af met de constatering dat een evenwichtig botenbestand momenteel ontbreekt. Reden waarom het huidige botenplan naar de mening van het bestuur moet worden aangepast. Gelet op de reacties die tijdens de toelichting worden geuit besluit Feike de vergadering te schorsen. Na heropening van de vergadering stelt Feike voor de motie niet in stemming te brengen, het agendapunt niet verder te behandelen maar net zoals bij het vorige agendapunt is besloten, eerst een overkoepelend beleidsvoorstel voor te leggen in de voorjaars ALV. De ALV stemt met dit voorstel in.

 

6.      Budget voorstel voor 2003

Rubina geeft een toelichting op het budget voorstel voor 2003. Zij geeft aan dat de jaarrekening van 2001 als uitgangspunt voor de samenstelling van dit voorstel heeft gediend. Het budget voorstel voor 2003 wordt behandeld, met uitzondering van het bootfonds. Over het budget voorstel worden een aantal vragen gesteld over het huisvestingsfonds, de kleding, extra budget voor het Vaarwater, de inzet van Chris van Winden, contributieverhoging van 4½%, en de waarde van de boten, die door Rubina nader worden toegelicht. Het budget voorstel voor 2003 wordt in stemming gebracht. Met uitzondering van 1 onthouding, wordt ingestemd met het voorstel.

 

7.      Wijzigingen commissies en bestuurswisseling sinds ALV 16 mei 2002.

Vera Gijzen deelt de wijzigingen in de diverse commissies mede. Sponsorcie: Uit: Jetta Martin. Communicatiecie: Uit de Vaarwatercie: Cees Terpstra en Sabine Kroes. Nieuw: Erik van Schaik t.b.v. de pers. Instructiecie: Uit: Maarten van Staalduinen als voorzitter. Nieuwe voorzitter is Ak Schimmel. Afroeicie: Nieuw: Maarten van Staalduinen. Uit: Bert van de Wal. Eind 2002 stopt Leonie Walta als voorzitter. HEK-cie is overgegaan in wedstrijdcie inclusief Jantinus Ziengs. Ledenadministratie: Annette Botman stopt uiterlijk 1 februari 2003. Niet actieve bouwcie: Uit: Albert Knol. Nieuw: Rubina Plenk. Midweekcie: Uit: Sierd Minkes, Hetty Lofström, Bert van de Wal. Nieuwe voorzitter Gerben Offringa. Nieuw Derk Tees, Tineke Lanning en Wim Broekhuizen. Jeugdcie: Nieuwe voorzitter Hielko van der Molen. Coachcie: Uiterlijk februari 2003 stopt Caroline Vroegop als voorzitter.

Gevraagd wordt naar het bestaan van de materiaalcommissie. Sierd geeft aan dat deze bij overname van de functie niet bestond. Sierd is wel van plan om de materiaalcommissie weer in het leven te roepen. Door Peter van der Mark wordt  bevestigd dat de functie van materiaalcommissaris een ondankbare taak is, men doet het namelijk nooit goed. De leden gedragen zich als consumenten. Hij bevestigt dat het goed zou zijn als er een afspiegeling komt van de vereniging in een materiaalcommissie en stelt zich hiervoor beschikbaar. Sierd maakt van de gelegenheid gebruik iedereen uit te nodigen die hem van advies wil dienen. Zij kunnen zich bij Sierd aanmelden.

 

8.      Roeien in de winter - wijzigingsvoorstel HR

Zoals in de mei 2002 ALV was aangekondigd hebben Aldert Nijhuis, Peter van der Mark en Jantinus Ziengs zich verdiept in de regels rondom het roeien in de winter en daartoe een wijzigingsvoorstel van het huishoudelijk reglement ingediend. Aldert Nijhuis licht dit voorstel nader toe. Voorgesteld wordt dat het wel/niet dragen van een zwemvest een eigen verantwoordelijk zou moeten zijn. Roeiers zouden per winterseizoen een verklaring moeten ondertekenen waarin zij aangeven te roeien op eigen risico. Uitgesloten zijn roeiers die vanwege hun onervarenheid deze verantwoordelijkheid nog niet kunnen nemen en eveneens kan de jeugd geen ontheffing aanvragen. Voor de jeugdroeiers geld een verbod van 1 november tot 1 april, met uitzondering van de junioren die de skiffhead roeien. Voor hen geld het verbod tot 1 maart. Naar aanleiding van deze toelichting door Aldert ontstaat er een levendige discussie over het wel/niet kunnen dragen van deze verantwoordelijkheid, tot waar kan de roeivereniging c.q. instructeurs aansprakelijk worden gesteld, risico's onderkoeling en het nut van het wijzigen van het huishoudelijk reglement. Feike brengt na deze discussie het voorstel in stemming. Voor zijn 15 leden, tegen 23 en 7 onthoudingen. Het voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement is daarmee afgewezen. Aldert, Peter en Jantinus komen met een nieuw voorstel. Ten aanzien van het onderwerp veiligheid wordt nog even doorgepraat. Door een aantal leden wordt geopperd het onderwerp in een breder verband te trekken door ook veiligheid op het vlot en aan de kade hierin mee te nemen (b.v. zwemvesten voor kleine kinderen). Feike geeft aan dat hierover binnen het bestuur reeds in een beleidsnotitie is geschreven. Het onderwerp is echter zo veel omvattend dat er een veiligheidscoördinator zou moeten worden aangesteld. In het Vaarwater is hiervoor reeds een oproep geplaatst. Helaas heeft niemand zich hiervoor beschikbaar gesteld. Mocht zich alsnog iemand beschikbaar willen stellen kan hij/zij contact opnemen met een van de bestuursleden.

 

9. Ledenaantal

Door een 11-tal leden is verzocht een uitspraak te doen over het onderwerp 'ledenaantal'. Gevraagd wordt naar de ontwikkelingen en stand tot op heden en de visie over de gewenste ontwikkelingen op korte en langere termijn. Onder de midweekroeiers leeft de vraag of het wel nodig is om elk jaar veel nieuwe onervaren leden op te leiden. Gewaakt moet worden voor 'instructiemoeheid'. Feike geeft aan dat dit onderwerp deel uit zal maken van het overkoepelend beleid dat in de voorjaars ALV door het bestuur zal worden voorgelegd.

 

11.  Rondvraag.

Anton Folkertsma vraagt naar de stand van zaken met betrekking tot de oude botenwagen. Sierd geeft aan dat de oude botenwagen nog ongeveer 2 à 3 keer per jaar wordt gebruikt. Het besluit om de wagen wel of niet te laten keuren, c.q. te verkopen is nog niet genomen.

 

Marien Mortier vraagt of de regels en de bevoegdheden voor de time-trials kunnen worden herzien. Het afgelopen jaar verliepen de time-trials niet naar tevredenheid.

 

Robert van Spronsen vraagt wanneer de riemen voor Joris en de Draak worden aangeschaft. Sierd geeft aan dat er nog geen passende riemen gevonden zijn, het budget op dat moment zwaar overschreden was en de aanschaf om die reden is uitgesteld. Robert vraagt tevens naar de ontwikkelingen rondom bootsman Koos. Feike geeft aan dat Koos momenteel ziek is en er geen sprake meer is van een arbeidsconflict. De manier van inzet en verwachtingen zijn uitgesproken. Over de manier van inzet zijn geen misverstanden meer.

 

Gerben Offringa vraagt of er duidelijk kan komen in de lidmaatschapskosten (proefperiode, inschrijfgeld, lidmaatschap). Feike geeft aan dat men, naar mate men later in het jaar lid wordt duurder uitkomt omdat men pas na een aantal maanden naar rato gaat betalen. De kosten zullen, buiten het inschrijfgeld, echter nooit het volledig lidmaatschap overstijgen.

 

Jantinus Ziengs deelt mede dat op 11 januari 2003 de HEK (Hemus Ergometer Kampioenschappen) worden gehouden. Tevens wordt medegedeeld als er een roeiverbod is afgevaardigd er op zondagochtend kan worden deelgenomen aan een outdoor training. Hij doet een oproep aan leden die thuis een ergometer hebben deze tijdens de winter uit te lenen aan Hemus.

 

Edwin de Buijzer merkt op dat er veel regels binnen Hemus zijn maar dat deze slecht worden gehandhaafd. Hij vraagt het bestuur aan te geven hoe zij hier tegenaan kijken. Feike geeft aan dat dit punt een vast agendapunt op de bestuursvergaderingen is. Tot heden zijn er een aantal waarschuwingen uitgedeeld. Hiervan wordt door de secretaris een dossier bijgehouden. Gedacht wordt om dit dossier op het prikbord te publiceren of aan een zgn 'Hemus schandpaal'. Na een waarschuwing volgt een boete.

 

Stephan Jansen vraagt hoe het komt dat er inmiddels méér dan 3 privé-boten in de loods liggen. Sierd geeft aan dat zolang er ruimte is dit niet bezwaarlijk is en hierover in het bestuur nader beleid zal worden gemaakt.

 

Piet Kunst maakt een compliment over het Lustrumboekje. Hij vindt het jammer dat het boekje niet naar de nieuwe leden van 2002 is verzonden. Vera geeft aan dat deze keuze is gemaakt omdat het boekje eigenlijk al in 2001 had moeten worden verspreid maar dit wegens allerlei omstandigheden niet is gelukt. Reden waarom alleen de leden tot en met 2001 in de verspreiding zijn meegenomen. Een aantal inkijkexemplaren zal in de Villa worden neergelegd.

 

Jan Dirk Heesbeen vraagt of er een betere vorm aan communicatie kan worden gegeven. Feike deelt mee dat besloten is een ordner met de HemusKeitjes in de Villa neer te leggen. Tevens zal worden gewerkt aan een nieuwe vorm van communiceren. Gedacht wordt aan een nieuwsbrief. Reden waarom extra budget onder de post Vaarwater in de begroting is opgenomen. Jan Dirk vraagt naar de laatste ontwikkelingen met betrekking tot de huisvesting. Feike deelt mee dat de gemeente ernaar streeft nog dit jaar een besluit te nemen over het structuurplan voor het hele gebied. Indien een besluit te lang op zich laat wachten zal Hemus ertoe over moeten gaan iets aan de huidige locatie te doen.

 

Letty Ambachtsheer geeft aan dat, ondanks herhaaldelijk verzoek, de kledingcommissie nog steeds niet als commissie wordt benoemd. Zij geeft aan dat als men aan wedstrijden deelneemt men verplicht is in wedstrijdkleding te roeien.

 

12.  Sluiting

Feike sluit om 23.45 uur de vergadering.