Verslag van de Algemene Ledenvergadering van RV Hemus d.d. 16 mei 2002

Aanwezig: Feike Tibben (vz), Albert Knol, Frank Drielsma, Stephan Jansen, Vera Gijzen (notulen),

Gerben Offringa, Henk v.d. Belt, Anthon Folkertsma, Hetty Lofström, Ad Cornelissen, Elly Zwiers, Mirjam v.d. Hoorn, Ellen Sulman, Perter v.d. Bergh, Jan Dirk Heesbeen, Koos Termorshuizen, Leo Zwiers, Hetty Visee, Edwin de Buijzer, Willem Bosman, Koos Iestra, Alice Zelle, Corrie van Kroonenburgh, Tineke Lanning, Peter Vries, Roelof Wiggerink, Maarten van Staalduinen, Petra van Staalduinen, Hans Theuws, Wil Jonkman, Peter van der Mark, Peter van Gerwen, Wim van Roosendaal, Dolf Messnig, Jantinus Ziengs, Derk Tees, Joost Sträter, Hans Meijer, Marien Mortier, Cees Medema, Adriaan Wisse, John van de Coevering, Nicole Heukelom, Jan Paul Kleywegt, Piet Kunst, Aldert Nijhuis, Letty Ambachtsheer

1. Opening

De voorzitter (Feike Tibben) opent de vergadering. Afmeldingen zijn ontvangen van Marc Metz, Theo Klink, Sybout Hiemstra, Mart Kleij, Sabine Kroes, Ingeborg Stokhof, Piet Molenaar, Pia Velema, Liessanne van den Brink, Mariska Sas, Eddy Sas, Frans Hogenkamp, Ruud Padt.

2. Ingekomen stukken en mededelingen.

· Er zijn geen ingekomen stukken.

· De site van Hemus wordt goed bezocht. Zo kunnen leden snel nieuws oppikken en meningen toetsen. Bewaakt moet worden dat de site gebruikt wordt als een indirect klachten- en opmerkingenmedium gericht aan bepaalde personen. Dit soort informatie kan beter bij betrokkenen rechtstreeks worden aangekaart. Het is nu al zo dat een toenemend aantal leden niet meer op de site kijkt. Daarom een oproep: Gebruik de site voor opbouwende kritiek en informatie en ga discussies rechtstreeks met betreffende leden, commissies of bestuursleden aan. De bar is hiervoor een uitstekende locatie.

· Vorig jaar zijn de regels rondom het dopen van boten vastgelegd: er mag niet worden geroeid in een ongedoopte boot. Onduidelijk is toen gebleven wat te doen als een boot al gedoopt is, en wel toch nieuw binnenkomt bij Hemus. Het bestuur heeft naar aanleiding hiervan besloten dat alle boten die nieuw bij Hemus aan de vloot worden toegevoegd zullen worden gedoopt, ongeacht of ze een nieuwe naam krijgen of niet. De regel dat er niet in ongedoopte boten mag worden geroeid wordt uitgebreid met: er mag niet worden geroeid in boten die niet bij Hemus zijn gedoopt. Een lid merkt op dat deze maatregel er niet toe moet leiden dat, indien plotseling een boot wordt gekocht die geschikt is voor een wedstrijd, hij niet mag worden gebruikt. Feike geeft aan dat in deze situatie bekeken zal worden of er een eerdere doophandeling mogelijk is. Bedacht moet worden dat dit niet altijd mogelijk zal zijn, bijvoorbeeld wanneer ook derden (bijvoorbeeld sponsors) moeten worden uitgenodigd. Feike wijst verder op de consequentie van dit beleid dat ook de Wherry Oostveen, een wherry die al lang bij Hemus is maar pas recent opgeknapt, alsnog moet worden gedoopt.

· De afgelopen drie Vaarwaters zijn door een postbezorgingsbedrijf verspreid. Helaas is dit niet vlekkeloos verlopen. Ondanks een indringende waarschuwing heeft ook de laatste bezorging tot klachten geleid van mensen die hem niet of pas na weken hebben ontvangen. Het bestuur heeft besloten in 2002 de verdere bezorging per PTT te laten doen en op zoek te gaan naar een ander bedrijf dat garant staat voor een goede bezorging. Met het voorstel van een lid om een aantal inkijkexemplaren in de Villa neer te leggen wordt volmondig ingestemd.

3. Goedkeuring notulen vergaderingen van 20 november 2001.

· Jantinus Ziengs dient te worden toegevoegd aan het overzicht aanwezigen.

· In tegenstelling tot het voornemen de Roeibond Midden Nederland (RMN) op te heffen is besloten dit vooralsnog niet te doen. De RMN is inmiddels al wel financieel ingekrompen. De reserves zijn over de deelnemende verenigingen verdeeld.

· Er blijkt enige onduidelijkheid te zijn rondom de besluitvorming over skiffdragers. Het verslag is op dit punt juist: Besloten is geen skiffdragers aan te schaffen. Bekeken zal worden of er op de nieuwe botenwagen voorzieningen moeten komen die skiffs extra beschermen.

· Het verslag wordt vastgesteld.

4. Jaarverslag 2001.

Het jaarverslag ligt in de Villa en is gepubliceerd op de site.

In tegenstelling tot voorgaande jaren is het jaarverslag dit jaar geschreven door het bestuur en de commissies. Feike geeft aan de hand van een aantal steekzinnen een toelichting op het jaar 2001.

Hemus is nu 11 jaar en wordt een echte puber. 'Een puber met stuipen'. Gekenmerkt door groei waardoor men elkaar niet altijd meer kent. Goede introductie, maar vervolgens een roeigat. Helaas veel opzeggingen door noodzaak, maar ook als gevolg van structuur. Voor het eerst twee leden van verdienste: Aldert en Wim. Drie ALV's waarvan 1 volledig besteed aan roeien. 'Een puber met spullen'. Nieuw materiaal: de Coelhorst, Kleine Koppel en 't Sasje. Verkoop van de Beauty Cees en Andreas en een riemenveiling. Er is veel tijd besteed aan onderhoud waarbij de leden die schade hebben gemaakt, al dan niet gedwongen, hebben geholpen, zodat Koos zich vooral op de restauratie heeft kunnen richten. Het botenadoptieplan is in het leven geroepen, inmiddels zijn er 5 geaddopteerd. Een nieuw hek ter beveiliging van onze spullen. 'Een puber met meer regels'. Behoefte aan regels, botendopen, boten toewijzen bij wedstrijden. Duidelijker handhavingsbeleid: meer waarschuwingen en aansprakelijkheid. Meer aandacht voor veiligheid. Maar 'een puber met volwassen resultaten'. 15 overwinningen, twee keer zoveel als twee jaar geleden, meer deelnemende ploegen. 100 leden die zijn afgeroeid. Toerders en 'fifty-fitters' (laatste keer) actief in en buiten Nederland. Voor het eerst de HEK. 'Puber met de zelfstandige woonwens'. Het eerste jaar met een huisvestingstoeslag. Sponsoring gaat goed. Ideeën voor de toekomstige huisvesting en de wens van een coachpad. Om dit te kunnen financieren is een verantwoord begrotingsbeleid noodzakelijk.

5. Jaarrekening 2001.

De jaarrekening ligt in de Villa en is gepubliceerd op de site.

Albert Knol, penningmeester, geeft een op hem toegeschreven wijze, een toelichting op de jaarrekening 2001. Een lid vindt de baten bij indoortraining en kleding erg hoog. Albert licht toe dat vooraf niet bekend is hoeveel leden deelnemen aan de indoor. Achteraf blijkt dat er veel meer deelnemers waren dan ingeschat. Desondanks is de prijs voor deelname relatief goedkoop. De prijs zou echter in 2002 wellicht iets lager kunnen. Ten aanzien van de kleding geldt dat altijd geld moet overblijven omdat de collectie nooit in zijn geheel wordt verkocht. Gevraagd wordt naar verduidelijking van het exploitatiesaldo. Albert geeft aan dat bij de begroting wordt vastgesteld hoeveel uit het exploitatiesaldo ten laste van het botenfonds komt. Het restant gaat naar het huisvestingsfonds. Doordat het exploitatiesaldo in 2001 relatief hoog was is niet het gehele restant naar het huisvestingsfonds gegaan maar ook een gedeelte naar het botenfonds. Gevraagd wordt naar de wijze waarop het geld wordt belegd. Albert geeft aan dat het geld in staatsobligaties is gestopt. Met verenigingsgeld moet niet worden gespeeld.

6. Verslag van de kascommissie 2001.

Maarten van Staalduinen heeft samen met Joost Sträter een zeer zorgvuldige controle uitgevoerd. Zij hebben geen bijzonderheden kunnen ontdekken. De ALV keurt onder applaus de jaarrekening goed. Het bestuur en de kascommissieleden worden gedéchargeerd. Doordat Jeroen van Vliet Hemus heeft verlaten heeft Maarten van Staalduinen (reservelid kascie) diens functie overgenomen. Piet Kunst heeft zich bereid verklaart als reservelid in de kascommissie zitting te nemen. De ALV stemt hiermee in.

7. Stand van zaken coachpad en huisvesting.

Coachpad. Feike deelt mee dat het inmiddels alweer anderhalf jaar geleden is dat Hemus het plan 'de paden op' aan de gemeente heeft aangeboden. Pas recent heeft de gemeente opdracht verstrekt om het onderzoek voor het coachpad te starten.

Huisvesting. Het streven om vóór de zomer een conceptplan te hebben om vóór 1 januari 2003 tot een besluit voor de bouw van het ziekenhuis te komen wordt door de gemeente niet gehaald. Het blijkt dat het voornemen van de bouw van een ziekenhuis eveneens nog niet officieel is aangemeld bij het college van ziekenhuisvoorzieningen. Feike geeft aan dat de gemeente bekend is met de huisvestingsproblematiek van Hemus en de samenwerkingsbereidheid met anderen, maar het verstandig is dat Hemus nu voorlopig even in de luwte blijft met betrekking tot haar activiteiten richting de gemeente totdat meer duidelijkheid ontstaat over de bouw van het ziekenhuis. Gevraagd wordt hoe lang Hemus nog gebruik mag maken van de huidige lokatie. Feike deelt mee dat dit van Elzenaar afhangt. Vooralsnog krijgt Hemus per 1 juli a.s. 9 meter extra loodsruimte. De Villa zou met hangen en wurgen kunnen worden uitgebreid. Alhoewel gevraagd wordt naar de uitbreiding met een extra douche wordt door Albert geadviseerd voorlopig zo min mogelijk te investeren om zo niet aan het huisvestingsfonds te moeten komen.

8. Wijzigingen commissies en bestuurswisseling.

Vera Gijzen, secretaris, deelt de wijzigingen in de diverse commissies mede. Sponsorcommissie: nieuw: Wim van Rooyen, Jetta Martin. Instructiecommissie: gestopt: Sierd Minkes, - nieuw: Ak Schimmel, Petra van Staalduinen. Jeugdcommissie: nieuw: Jos van der Meer. Eemheadcommissie: nieuw: Ingeborg Stokhof. Communicatiecommissie - Vaarwater - nieuw: Ilja van Buitenen, Cees Terpstra, Sabine Kroes. Kledingcommissie - gestopt: Letty Ambachtsheer, - nieuw: Mirjam van den Hoorn. Kascommissie - gestopt: Jeroen van Vliet, nieuw: Piet Kunst (reservelid) Feike bedankt alle vertrekkende commissieleden hartelijk voor hun inzet hetgeen door de leden met een applaus wordt ondersteund.

Feike deelt de bestuurswisselingen mede. Albert Knol (penningmeester) heeft reeds 1 jaar verlengd en treedt af. Rubina Plenk heeft zich beschikbaar gesteld voor deze functie. Voorgesteld wordt haar te benoemen voor deze functie. De ALV gaat hier volmondig mee akkoord.

Stephan Jansen (materiaalcommissaris) treedt reglementair af. Hij stelt zich niet meer beschikbaar. Nadat aanvankelijk Anton Folkertsma zich bereid had verklaard zich voor deze functie beschikbaar te stellen heeft hij hiervoor alsnog bedankt. Spijtig genoeg is het niet gelukt tijdig een andere kandidaat te vinden. Het bestuur komt hiermee onder het statutaire minimum van 5 leden en zal, zodra iemand zich beschikbaar stelt, een nieuwe ALV beleggen. Dit zal een ALV zijn met een beperkte, maar wel erg belangrijke agenda; materiaalcommisaris is immers een belangrijke functie in de vereniging. Maarten van Staalduinen geeft aan na afloop van die ALV een BBQ te willen organiseren.

Jantinus merkt op dat in zijn ogen Anton een goede materiaalman zou zijn en vraagt zich af of de ontstane situatie niet alsnog ten goede kan worden gekeerd. Feike antwoordt dat het altijd goed is om toenadering te blijven zoeken en dat hij daar ook toe bereid is, maar dat het bestuur ondertussen ook blijft doorgaan met het zoeken bij andere kandidaten.

In de tijd dat er nog geen nieuwe materiaalcommisaris is worden de taken zoveel mogelijk door het zittend bestuur opgevangen. Dit zal echter wel betekenen dat op een aantal punten minder kwaliteit kan worden geboden. Stephan Jansen is bereid de botenaankoop op zich te nemen. De nieuwe plek voor de botenwagen wordt eveneens door Stephan gecoördineerd. De uitbreiding van de botenloods wordt door Pim van As overgenomen. Het beheer van het terrein en de gebouwen door Dolf Messnig. Verzocht wordt om ondersteuning bij het organiseren van materiaal-avonden, reparaties en inkoop van materiaal. Gerben Offringa en Wim van Roosendaal geven aan hiertoe bereid te zijn.

Feike Tibben (vz) is reglementair aftredend maar is bereid zijn voorzitterschap met één periode te verlengen. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. De ALV stemt in met de verlenging.

Feike bedankt Albert en Stephan zeer uitvoerig voor hun inzet en enthousiasme waarmee zij hun taak hebben vervuld. Beiden worden met een warm applaus bedankt.

9. Toewijzing boten.

Alice Zelle, vz wedstrijdcommissie, wil een aanvulling op het tijdens de vorige ALV goedgekeurde toewijzingsbeleid. De praktijk wijst uit dat men zich niet aan de aanmeldingstermijn van twee maanden houdt. Hierdoor is het moeilijk om alsnog tijdig boten te lenen c.q. te huren om iedereen tegemoet te kunnen komen. Zij stelt voor om na het verstrijken van de aanmeldingstermijn het principe 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt' toe te passen. Gevraagd wordt of Alice ploegen actiever wil benaderen. Alice geeft aan dat de verantwoordelijkheid bij de ploegen ligt. In januari vindt er wel een inventarisatie-avond plaats. Het voorstel van de wedstrijdcommissie wordt door de ALV aangenomen.

10. Roeibeleid.

Frank Drielsma, commissaris roeien, geeft een presentatie over het roeibeleid van Hemus. Hij gaat daarbij in op de resultaten van 2001, de acties en de werkwijze in 2002 en deponeert een aantal stellingen voor 2003. 2001 was vooral gericht op de opbouw. De doorstart van de midweekroeiers en de roeiers t/m 3 jaar ervaring; de opzet van de coachcommissie; de opstart van een jeugdbeleid en een toewijzingsbeleid voor wedstrijdboten. Een vernieuwde uitgave van het 'rode boekje'; de instroom van de nieuwe leden; de organisatie deelname toerroeien en de stuur- en skiffcursus. De werkwijze van de commissies en de verhouding t.o.v. het bestuur was gewijzigd. Inmiddels heeft iedere commissie dan ook zijn eigen plan. 2002 staat in het teken van de vernieuwing. Het verbeteren van roeitechnieken; opvang van leden na het eerste jaar; doelgroepgericht organiseren; samenhang tussen de commissies. Voor 2003 worden de leden uitgenodigd om mee te denken over het beleidsplan 2003 - 200X, met als onderwerp: basis uitbouwen. Hiervoor deponeert Frank alvast een aantal stellingen:

· De roei- en coachtechniek verbeteren met de hulp van eigen leden

· Het versterken van een brede basis van roeiers en die actief betrokken houden bij de vereniging

· Een afweging maken tussen het vasthouden van de kwaliteit van de basisactiviteiten en de ambities en enthousiasme van nieuwe initiatieven

· Conditie en wedstrijdprestaties faciliteren.

Op het voorstel deel te nemen aan de discussie wordt zeer verschillend gereageerd. Van: ‘veel ruchtbaarheid aan geven want iedereen vindt hier wat van en kan actief deelnemen’. Tot: ‘daar hebben we toch een bestuur voor om hierover na te denken?, kom maar met een voorstel’. Besloten wordt om in de loop van het jaar een hearing te houden waaraan geïnteresseerden deel kunnen nemen. Het bestuur zal voor die bijeenkomst een voorstel neerleggen.

11. Rondvraag.

Mirjam van den Hoorn vraagt of Hemus minimaal 2 pikhaken kan aanschaffen omdat een pikhaak vereist is tijdens de 11-stedentocht. Deze zullen worden aangeschaft. Zij vraagt tevens of het mogelijk is de contributie in termijnen te mogen betalen. Dit voorstel zal worden bezien.

Peter de Vries stelt voor om voor de indoortraining een extra instructeur in te zetten waardoor de prijs voor de indoortraining niet naar beneden hoeft en nog meer leden kunnen deelnemen. Alice Zelle geeft aan dat de zaal vol is, maar dat er komend winter twee trainingen worden gegeven: één van 1 uur, die meer recreatief is en één van 1,5 uur die vooral gericht is op de wedstrijdroeiers. Zo kunnen meer leden deelnemen en is de training effectiever.

Marien Mortier merkt op dat het disselslot voor de nieuwe botenwagen er nog moet komen. Stephan geeft aan hiervoor reeds actie te hebben ondernomen.

Piet Kunst vraagt of de koelkast kan worden gevuld met meer bier.

Jantinus Ziengs deelt mee dat hij samen met Aldert de winterroeiregels gaat bekijken en hiervoor bij de najaars ALV met een voorstel zal komen. Hij vraagt tevens of op de site een blikkenlijst kan worden opgenomen. Hij heeft hiervoor een opzetje gemaakt. Tevens zou de lijst in de Villa moeten komen te hangen. Als laatste nodigt hij het bestuur uit vaker naar de wedstrijden te komen kijken.

Peter van de Mark stelt voor om vooraf aan de wedstrijden ploegen te toetsen aan de wedstrijdeisen. Het toewijzingsbeleid kan dan achterwege blijven. Dit voorstel wordt niet overgenomen.

12. Sluiting

Feike bedankt een ieder voor zijn inbreng tijdens deze aangename vergadering en sluit de vergadering.

Lees ook het verhaal over 'Puber Hemus'